Polityka Prywatności

POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH (POLITYKA PRYWATNOŚCI)

Obowiązuje od dnia: 1.1.2026

Niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych („Polityka" lub „Polityka prywatności") wyjaśnia, w jaki sposób Leadhub s.r.o. przetwarza Dane osobowe Użytkowników, klientów, osób odwiedzających nasze Strony internetowe, korzystających z Aplikacji oraz osób, których dane są nam powierzane przez Użytkowników.

Dbamy o przejrzystość i bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych. Wszystkie operacje wykonujemy zgodnie z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
• przepisami prawa państw, w których świadczymy Usługi
• zasadą minimalizacji danych, privacy-by-design i privacy-by-default

1. Dane Administratora

   Leadhub s.r.o.
   IČO: 04466683
   Adres: Jilmová 1456/75, Žižkov, 130 00 Praha 3, Czechy
   Wpis do rejestru: Městský soud v Praze, sp. zn. C 247688
   Reprezentacja: Ladislav Hrbáček – prezes zarządu
   E-mail: pomoc@leadhub.co

   Leadhub działa jako:

   • Administrator danych osobowych – w odniesieniu do danych Użytkowników, klientów, osób odwiedzających Stronę, zapisanych na newsletter, kandydatów do pracy itp.
   • Podmiot przetwarzający – w odniesieniu do danych Odbiorców powierzanych przez Użytkowników w ramach Aplikacji.
2. Kontakt w sprawach ochrony danych

   Wszelkie pytania dotyczące ochrony danych osobowych możesz kierować na adres:
   📧 pomoc@leadhub.co
   📮 lub na adres naszej siedziby wskazanej powyżej.

   Wnioski dotyczące praw osób, których dane dotyczą, realizujemy zgodnie z art. 15–22 RODO.

3. Zakres stosowania Polityki

   Niniejsza Polityka ma zastosowanie do:

   • przetwarzania danych Użytkowników i klientów Leadhub
   • odwiedzających nasze Strony internetowe
   • uczestników webinarów i wydarzeń
   • kandydatów do pracy
   • danych Odbiorców powierzonych nam przez Użytkowników (gdy działamy jako Podmiot przetwarzający)

   Polityka nie dotyczy danych, które Użytkownicy przetwarzają we własnym zakresie jako Administratorzy — np. danych swoich subskrybentów lub klientów. Odpowiedzialność za realizację obowiązków informacyjnych wobec Odbiorców spoczywa na Użytkowniku.

4. Definicje

   Aplikacja / Usługa – platforma Leadhub do e-mail marketingu, automatyzacji, integracji, segmentacji, analityki i zarządzania bazami kontaktów.

   Strony internetowe – wszystkie strony prowadzone przez Administratora, w szczególności www.leadhub.co i podstrony.

   Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

   Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca z Aplikacji, zapisująca się na newsletter, odwiedzająca Stronę lub kontaktująca się z nami.

   Odbiorca – osoba, do której Użytkownik kieruje komunikację marketingową (np. newslettery).

   Administrator – podmiot, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych.

   Podmiot przetwarzający – podmiot przetwarzający dane w imieniu Administratora.

   Subpodmiot przetwarzający – dostawca usług technicznych, hostingu, e-mailingu, płatności itp., który wspiera Leadhub w świadczeniu Usługi.

   Komunikat handlowy – wiadomość e-mail lub SMS o charakterze marketingowym.

   Dane szczególnej kategorii – dane z art. 9 RODO. Leadhub nie przetwarza tych danych.

5. Zasady przetwarzania danych osobowych

   Przetwarzamy dane zgodnie z zasadami:

   • legalności
   • minimalizacji
   • przejrzystości
   • integralności i poufności
   • ograniczenia celu i przechowywania
   • rozliczalności
6. Nasza rola: Administrator i Podmiot przetwarzający
   1. Leadhub jako Administrator danych

      Jako Administrator przetwarzamy dane:

      • odwiedzających Stronę
      • klientów i potencjalnych klientów
      • osób zapisanych na newsletter / webinary
      • Użytkowników Aplikacji
      • osób kontaktujących się z nami
      • kandydatów do pracy

      Kategorie danych:

      • imię, nazwisko, e-mail, telefon
      • dane firmowe (nazwa firmy, NIP, stanowisko)
      • dane logowania i ustawienia konta
      • adres IP, logi techniczne, dane urządzenia
      • dane rozliczeniowe / płatnicze
      • dane aktywności w Aplikacji
      • treść korespondencji
      • dane rekrutacyjne

      Leadhub nie przetwarza danych szczególnej kategorii.

   2. Leadhub jako Podmiot przetwarzający

      W ramach świadczenia Usługi Użytkownicy powierzają nam dane swoich Odbiorców.

      Przetwarzamy je wyłącznie:

      • na podstawie instrukcji Użytkownika
      • w celach wynikających z konfiguracji Aplikacji
      • zgodnie z Umową i DPA (umową powierzenia przetwarzania)

      Leadhub nie wykorzystuje danych Odbiorców do własnych celów, nie prowadzi własnych kampanii do Odbiorców i nie udostępnia tych danych osobom trzecim (chyba że wymagają tego przepisy prawa).

      Dostęp pracowników Leadhub do danych Odbiorców jest ograniczony, logowany i występuje tylko wtedy, gdy jest to niezbędne (np. wsparcie techniczne, incydent bezpieczeństwa).

7. Kategorie przetwarzanych danych
   1. Dane Użytkowników (Administrator)

      Przykładowo:

      • dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, e-mail, telefon)
      • dane firmowe
      • dane konta i jego konfiguracja
      • dane analityczne i techniczne (IP, logi)
      • dane rozliczeniowe
      • dane marketingowe (zgody, aktywność w newsletterach)
      • treść korespondencji
      • dane z webinarów i wydarzeń
      • dane rekrutacyjne
   2. Dane Odbiorców (Podmiot przetwarzający)

      Powierzane przez Użytkownika, m.in.:

      • e-mail, telefon, imię (jeśli Użytkownik doda)
      • status subskrypcji (opt-in / opt-out)
      • metadane kampanii (otwarcia, kliknięcia, bounces)
      • tagi i segmentacje
      • inne dane dodane przez Użytkownika
8. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

   Poniżej przedstawiamy główne cele przetwarzania:

   A. Odwiedziny Strony internetowej

   Cel	Kategorie danych	Podstawa prawna	Okres
   Funkcjonowanie Strony, bezpieczeństwo	IP, logi, cookies techniczne	art. 6 ust. 1 lit. f	12 miesięcy
   Analityka (Google Analytics itp.)	cookies analityczne	zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a	do wycofania zgody
   Marketing i remarketing	cookies reklamowe	zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a	do wycofania zgody

   B. Korespondencja i zapytania

   Cel	Dane	Podstawa	Okres
   Obsługa zapytań i wsparcia	imię, e-mail, telefon, treść wiadomości	art. 6 ust. 1 lit. f lub b	3 lata

   C. Rejestracja i prowadzenie konta

   Cel	Dane	Podstawa	Okres
   Założenie i obsługa konta Użytkownika	imię, e-mail, telefon, dane firmowe, dane logowania	art. 6 ust. 1 lit. b	czas trwania umowy + 3 lata
   Bezpieczeństwo konta i zapobieganie nadużyciom	IP, logi, dane techniczne	art. 6 ust. 1 lit. f	12 miesięcy

   D. Rozliczenia i obowiązki prawne

   Cel	Dane	Podstawa	Okres
   Wystawianie i księgowanie faktur	dane firmowe, adres, NIP, e-mail	art. 6 ust. 1 lit. b i c	czas trwania umowy + 3 lata
   Księgowość i podatki	dane na fakturach	art. 6 ust. 1 lit. c	3–10 lat

   E. Marketing bezpośredni

   Cel	Dane	Podstawa	Okres
   Newsletter	e-mail, preferencje	zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a	2 lata od ostatniej aktywności
   Newsletter do klientów	e-mail	art. 6 ust. 1 lit. f	2 lata od ostatniej aktywności

   F. Webinary i wydarzenia

   Cel	Dane	Podstawa	Okres
   Organizacja wydarzeń	imię, e-mail	art. 6 ust. 1 lit. b	2 lata
   Nagrania / wizerunek	głos, wizerunek (jeśli dotyczy)	zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a	6 miesięcy

   G. Anti-abuse i ochrona reputacji wysyłek

   Cel	Dane	Podstawa	Okres
   Zapobieganie spamowi, phishingowi, nadużyciom	metadane kampanii, dane techniczne	art. 6 ust. 1 lit. f	12 miesięcy
   Analiza treści w wyjątkowych przypadkach	fragmenty treści kampanii	art. 6 ust. 1 lit. f	do zamknięcia zgłoszenia

   H. Rekrutacja

   Cel	Dane	Podstawa	Okres
   Rekrutacja kandydatów do pracy	dane z CV, list motywacyjny	art. 6 ust. 1 lit. a	2 lata

9. Pliki cookies

   Stosujemy cookies techniczne, analityczne i marketingowe. Cookies analityczne i marketingowe wykorzystujemy wyłącznie na podstawie zgody.

   Zarządzanie cookies możliwe jest poprzez baner cookies lub ustawienia przeglądarki.

10. Subprocesorzy

    Korzystamy z usług partnerów technologicznych, m.in.:

    • dostawców hostingu i infrastruktury
    • usług mailingowych
    • narzędzi analitycznych
    • usług płatniczych
    • narzędzi komunikacyjnych i reklamowych

    Z każdym subprocesorem zawieramy umowy powierzenia zgodne z RODO.

    Aktualna lista dostępna jest na żądanie Użytkownika lub w ramach DPA.

11. Transfer danych poza EOG

    Dane mogą być przekazywane poza EOG tylko wtedy, gdy:

    • Komisja Europejska wydała decyzję o odpowiednim stopniu ochrony, lub
    • zastosowano Standardowe Klauzule Umowne (SCC) oraz środki dodatkowe (szyfrowanie, minimalizacja)

    Przekazywanie może dotyczyć m.in. AWS, Google, DigitalOcean, Meta.

12. Anti-abuse i kontrola treści kampanii

    Leadhub nie monitoruje systematycznie treści kampanii Użytkowników.

    Dostęp do treści następuje wyłącznie, gdy:

    • pojawi się zgłoszenie o spamie, phishingu lub malware
    • wystąpią anomalie techniczne (wysokie bounce rate, masowe skargi)
    • istnieje podejrzenie naruszenia Regulaminu
    • wymagają tego przepisy prawa

    Dostęp jest zawsze:

    • ograniczony do najmniejszego zakresu
    • wykonywany ręcznie
    • logowany
    • realizowany wyłącznie przez upoważnionych pracowników
13. Zabezpieczenia techniczne i organizacyjne

    Stosujemy m.in.:

    Środki techniczne

    • szyfrowanie transmisji i danych w spoczynku
    • firewall, IDS/IPS, zabezpieczone klucze SSH
    • MFA i polityka silnych haseł
    • segmentacja danych i minimalizacja dostępów
    • szyfrowane kopie zapasowe
    • certyfikowane centra danych

    Środki organizacyjne

    • pracownicy objęci obowiązkiem poufności
    • szkolenia z RODO i cyberbezpieczeństwa
    • rejestr operacji przetwarzania
    • procedury reagowania na incydenty
    • privacy-by-design & privacy-by-default
14. Prawa osoby, której dane dotyczą

    Przysługują Ci prawa:

    • dostępu do danych (art. 15)
    • sprostowania (art. 16)
    • usunięcia (art. 17)
    • ograniczenia przetwarzania (art. 18)
    • przenoszenia danych (art. 20)
    • sprzeciwu (art. 21)
    • wycofania zgody (art. 7 ust. 3)
    • niepodlegania decyzjom opartym wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu (art. 22)

    Wniosek możesz przesłać na: pomoc@leadhub.co
    Odpowiadamy w terminie 1 miesiąca (z możliwością przedłużenia o 2 miesiące).

15. Skarga do organu nadzorczego

    Masz prawo złożyć skargę do:

    Urząd Ochrony Danych Osobowych
    ul. Stawki 2
    00-193 Warszawa
    https://uodo.gov.pl

    Możesz również skorzystać ze środków ochrony prawnej przed sądem.

16. Polityka wobec dzieci

    Usługi Leadhub nie są przeznaczone dla dzieci poniżej 16 roku życia.
    Nie przetwarzamy świadomie danych dzieci.

17. Zmiany Polityki prywatności

    Polityka może być aktualizowana, w szczególności w związku z:

    • zmianą przepisów prawa
    • zmianą Usługi
    • rozwojem technologii
    • zmianami organizacyjnymi

    O aktualizacjach informujemy poprzez publikację nowej wersji na Stronie.

    Data obowiązywania aktualnej wersji: 1.1.2026

18. Dane kontaktowe Administratora

    Leadhub s.r.o.
    Jilmová 1456/75
    130 00 Praha 3
    Czechy
    📧 pomoc@leadhub.co